私とGTD：会社編①運用方法
タスク管理にGTDを取り入れて1年ぐらい経ちました。
GTDのルールを忠実に守って運用しているわけではありませんが、
していなかった頃よりは確実に気持ちよくタスク管理出来ていると感じています。
そこで今回は、私が主に会社で行っているタスク管理方法について簡単にまとめてみたいと思います。
（一応会社編と銘打ちました。今回うまく書けたらプライベート編も書きたい。）
タスク管理は、結局自分が気持ちよく出来ればよいので、
他の人のやり方を自分にそのままあてはめることはあまり出来ないとは思います。
ただ、私自身色々な方のタスク管理方法をブログなどで見て参考にしながら、
GTDをうまく取り入れる方法を模索してきました。
この記事も、迷っているどなたかの参考になれば・・・と思います。
（何より来年の自分がこの記事を見返したときにどう思うかが楽しみなのですが）
一応会社編は全2回を予定しています。
今回は、私が発生＆完了したタスクをどのように管理しているか・・・という運用方法の説明。
次回の記事では、Windowsユーザーは結局どのGTDツール（デスクトップアプリ）を使えばよいのか？・・・を考える上で参考になるかも知れない各ソフトレビュー記事を書く予定です。
GTDとは何か？
GTDのことが全然わからないよ！という方は以下の記事を参考にしてみてください。
私は上記記事を読んだり、GTD本をいくつか読みました。
GTDにおけるタスクの流れは下図がわかりやすいかもしれません。
（私はキャンペーンの時に配布された”きれい版”をデスク横のコルクボードに貼ってます。）
OmniFocusに付属するGTD解説書のワークフロー図（リンク先はPDFです）
GTDを全部きちんとやるのは大変だ！
まず、のっけから無理だ・・・と思ったのは、現在抱えている全タスクの書き出しです。
特に仕事面でのタスクはとにかく流動的というかあまり決まっていないことが多いというか・・・、
なかなかはっきりしたタスクを事前に揃えることができません。
かつ、私がこの作業を毎月でも毎週でもやることになんだかストレスを感じそうだったんです。
確かに、一番最初に気になることを全て書き出せれば気持ちよいだろうとは思います。
でも、この状態を維持できないと思ったんです。
これはただ私が面倒くさがりなだけですが、全部書き出す時間を確保して、書き出して・・・のサイクルを
続ける自信が全然なかったのです。
これができなければけっきょく気になることは頭に残ったまま・・・中途半端に書き出したリストを見ても、全然信用できない・・・ということになりそうだなと思いました。
だからこの部分は真似しないことにしました。
タスクが発生したら随時追加していくことにしました。
また、将来的な見通しのようなものをタスクに加えるのは真似していません。
基本的には直近（といっても半年先ぐらいまで？）のタスクばっかり管理しています。
理由は、将来仕事でこうしたいああしたいとかを同列に扱いたくはなかったのと、
あんまり私自身が将来について関心がないってだけです・・・。
（一応、いつかやりたいなーレベルの趣味がまじったタスク（あまり参照しなくてよいもの）は、
別途EvernoteでTODO管理してます。）
あと、これは完全に私の仕事の都合ですが、プロジェクトはあんまり使ってません。
（プロジェクトといえるものがあんまりない。てか一個しか抱えてない。）
プロジェクトはプライベートのタスク管理でちょっとだけ使ってます。
プロジェクトをもうちょっと細かく考えれば使い道ある気がしているので、
ここはちょっと迷っているところです。
資料も、別で管理しているので使っていません。
（資料の管理にはFenrirFSを使ってます。）
aki19の運用方法ご紹介
それでは、実際に私が行っているタスク管理方法をご紹介します。
まず、タスクは以下のように分類します。
■Inbox
ここに居続けるタスクは基本的になし。
実際にはタスク追加の時点ですでにそれぞれに割り振って登録することが多い。
■Next
すぐやる。目安は3日ぐらいまでに。（Waiting中のものは例外）
■Someday
いつかやる。いつか・・・といってもちゃんとやるもの。
やらないんだったら登録しない。ちょっと気になる程度ならMemoへ。
■Waiting
誰かの作業待ちとか期日が設定されたタスク（MTGなど）とか。
□Think
本家GTDにはない分類。
期日とかはないけどじっくり考えなければいけないこととか。
次のアクションが決められないアバウトな状態のタスク。
（書いていてこれがプロジェクトかもと思いましたが、名前に抵抗があったので一応別ってことで）
□Memo
本家GTDにはない分類。
ちょっとしたメモなども同じツールで管理したかったので用意。
タスクにひもづけるべきメモは別途タスクのノートで処理。
□Archive
完了したタスクはここに全て移動。
週の初めにはまっさらな状態にする。
そしてこれを以下のように運用しています。
・毎朝チェックして、今日やることをNextから決める。
・Waitingをチェックして、今日行われるMTGがあればNextに移動させる。
・タスクが発生したら随時適切な分類で（なるべく細かく）追加する。
・タスクを消化したらチェックしてArchiveに移動させる。
・タスクをSomedayからNextに格上げする。
一日の終わりに再度タスクの分類をざっと見直します。
・タスクをSomedayからNextに格上げする。
・Waitingをチェックして、忘れていることがないか確認。
そしてお楽しみの週次レビュー！
毎週金曜に進捗MTGがあるのでそれが終わったら行っています。
Archiveに今週一週間で完了したタスクが並んでいるので、これを整理します。
具体的には以下のようなことをしています。
・Archiveに分類されたタスク一覧を範囲指定してスクリーンショットを撮る。
・Evernoteに完了済みTODOとして期間とともに貼り付ける。
・Archive内の全タスクを消す。
Evernoteでは、「仕事」というスタックノートに各プロジェクトのノートブックを作成しています。
そして図のような感じに一つの「作業済み」というノートにどんどん追記して貼り付けています。
（この形式は、Egretlistで画像付きToDoとして閲覧できる形式です。）
ちなみに図は、「LDAP」で検索したところ。
斜線が入っていても一応ちゃんとヒットしました。
これで、私がこのプロジェクトでやったことが全てEvernoteに入っているという状態になるわけです。
タスクはなるべく細かく登録しているので、後から誰かに聞かれてもすぐ分かるはず。
こんな感じで週次レビューによってArchiveをEvernoteにバックアップし、空にします。
そして最後に、Thinkを見直します。
・（期日と相談して）Thinkから具体的なアクションに落とし込めるものを考える。
・アクションが思いついたらNextかSomedayにタスク追加する。
（Thinkから消せるなら消す。消せないならノートに状況を追記。）
基本的にはこの繰り返しです。
週の初めにはまたまっさらなArchiveにタスクを消化して詰め込んでいきます。
如何だったでしょうか。
ツール選びは未だに迷っていますが、運用自体は以上の流れを半年ぐらいは続けてます。
まだまだ洗練されていない部分もあるとは思いますが、
今後も気持ちの良いタスク管理を目指して模索していきたいと思います。
興味がおありでしたら是非次回の記事もお付き合いください！